Privacy statement en cookiebeleid Youbahn B.V.

17 dec 2019

Youbahn is onderdeel van ADG dienstengroep, maar zij is zelf verantwoordelijk voor de verwerking van de via deze internetsite verkregen persoonsgegevens en voor de persoonsgegevens die zij op een andere wijze heeft ontvangen.

Privacy statement

Youbahn hanteert een stringent privacybeleid en zij houdt zich daarbij aan de op haar rustende privacy wet – en regelgeving waaronder aan de vereisten zoals opgenomen in de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG).

Youbahn respecteert de privacy van alle gebruikers van haar website en alle informatie die u ons verschaft wordt vertrouwelijk behandeld. Zo beschermt Youbahn de privacy van alle medewerkers, sollicitanten en andere bezoekers van haar website en draagt zij er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u aan Youbahn verschaft, niet wordt verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met het doel waarvoor het is verkregen. Persoonsgegevens worden ook niet langer bewaard dan noodzakelijk en indien van toepassing in overeenstemming met de geldende wettelijke termijn voor bewaring.

Youbahn heeft passende administratieve, organisatorische en technische maatregelen genomen om je (persoons)gegevens te beveiligen tegen onrechtmatige verwerking, ongeoorloofde bekendmaking en/of het verlies van deze gegevens.

Wijzigingen t.o.v. versie 1.1: Wijzigingen m.b.t. leveranciers Clang en Pipedrive opgenomen en herindeling hoofdstukken.

Opdrachtnemers

Persoonsgegevens

Onze website is zo opgezet dat indien je je wil inschrijven om te gaan werken via Youbahn, je je moet registreren door het invullen van persoonsgegevens (onder andere naam- adres- en woonplaatsgegevens). Je kan ook een opgave doen van je werkverleden en je opleidingen. De persoonsgegevens die je aan Youbahn aanlevert worden opgeslagen in onze database, op eigen beveiligde servers of op beveiligde servers bij een andere partij op ons verzoek.

Concreet verwerken wij de volgende gegevens bij inschrijving en indiensttreding:

    NAW-gegevens (contactgegevens);Arbeidscontract(en);Kopie identiteitsbewijs en documentgegevens;Uitgangsuurloon en de inschaling(en) in de cao('s) waarvoor je werkzaam bent;Werkhistorie;Voorkeuren en beschikbaarheid;Salarisbetalingen;ZiekteverzuimLoonstroken;Profielfoto (vrijwillig);Motivatie;Een overzicht van vaardigheden & competenties;Opleidingen en diploma's;Verklaring Omtrent Gedrag (indien van toepassing);IBAN (bankrekeningnummer);BIG-registratie (indien van toepassing);Handelingenlijst (indien van toepassing)Uitslag referentieonderzoek (indien van toepassing);Curriculum Vitae dat je ons hebt verstrekt; enBSN

Deze (persoons)gegevens heeft Youbahn nodig voor je de arbeidsovereenkomst bij Youbahn, om je passend werk aan te kunnen bieden en om je te kunnen ondersteunen tijdens het werk.

Als je bij ons solliciteert en niet in dienst treedt bij Youbahn, dan zullen wij de gegevens die je ons verschaft hebt nog maximaal 1 jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure bewaren.

Doel en grondslagen

Je persoonsgegevens en de overige gegevens die je aan ons verschaft zullen we verwerken voor:

    de uitvoering van onze dienstverlening (te weten: werving en selectie, het matchen van kandidaten aan opdrachtgevers, het uitzenden en ter beschikking stellen van flexibele werknemers aan opdrachtgevers en alle andere activiteiten en processen die daarmee gepaard gaan en die noodzakelijk zijn voor het op een goede en correcte wijze verlenen van onze diensten);het (laten) uitvoeren van identificatie en verificatie handelingen voor het aangaan van je arbeidsovereenkomst;de opzet en uitvoering van je arbeidsovereenkomst en alle daarbij behorende activiteiten; enop ons of op derden rustende wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld in het kader van de Ziektewet).

(i), (ii), (iii) en (iv) hierna gezamenlijk te noemen: de Youbahn Dienstverlening.

Nadat een medewerker is ingeschreven bij Youbahn, worden zijn/haar gegevens voor de opdrachtgever waar de medewerker gaat werken inzichtelijk gemaakt zodra de match definitief tot stand komt. Dit doen wij natuurlijk alleen voor zover wettelijk verplicht en voor zover het nodig en wenselijk is voor de uitvoering van je uitzendwerkzaamheden en de Youbahn Dienstverlening

Dit betekent bijvoorbeeld dat je profielfoto, je functie, je NAW-gegevens, je contactgegevens, je motivatie, het soort, nummer en de geldigheidsduur van je ID Bewijs, je nationaliteit, je BSN en je geboortedatum inzichtelijk zijn voor onze opdrachtgevers in ons beveiligde Youbahn portaal. Indien een medewerker een dienst aanneemt, dan ontvangt de opdrachtgever hiervan een bevestiging onder vermelding van het personeelsnummer van de betreffende medewerker, vergezeld van de mededeling dat de overige gegevens van de betreffende medewerker inzichtelijk zijn in het portaal.

Om je in dienst te mogen nemen, moeten wij je identiteit controleren. Dit doen we met behulp van het bedrijf Keesing Technologies. Zij zijn een subverwerker van ons, en hebben zich dus te houden aan onze strenge veiligheidseisen.

Het proces werkt als volgt:

    1. Jij uploadt een kopie van je ID in de Youbahn portal.2. Youbahn’s partner Keesing Technologies controleert vervolgens of het geüploade ID-bewijs echt is.3. Keesing laat ons via de portal weten of het geüploade document echt is.

Verenigbare doelen

Wij gebruiken je gegevens ook om je te kunnen benaderen voor relevante acties (bijvoorbeeld georganiseerde win acties voor onze werknemers) en om je op de hoogte te houden van de door ons geboden opleidingen en cursussen. Je kunt je op elk moment weer afmelden voor deze mails met de link onderaan de mail. Hiervoor gebruiken we natuurlijk alleen relevante persoonsgegevens; je contactgegevens, werkervaring en interesses. Het systeem dat wij gebruiken voor mailing is Clang. Deze Nederlandse tool van het bedrijf E-Village staat ons toe om gericht de juiste informatie over te brengen via de mail, en hecht net als wij veel waarde aan privacy.

Profielfoto

Het uploaden van je profielfoto in de app is vrijwillig. Als je de foto uploadt, is deze te zien door medewerkers van Youbahn en je mogelijke werkgever(s). Op elk moment kan je zelf je profielfoto wijzigen, maar je kan ons ook verzoeken om je profielfoto te verwijderen of te vervangen.

Opdrachtgevers

Persoonsgegevens

Ook van contactpersonen van onze zakelijke klanten (opdrachtnemers) verwerken wij persoonsgegevens. Om bestaande- en toekomstige klanten te kunnen benaderen, slaan wij enkele contactgegevens op in Pipedrive.

Concreet verwerken wij de volgende gegevens:

    Naam (voor- en achternaam)Zakelijke e-mailadressenZakelijke telefoonnummers[JK1]

Doel en grondslagen

Je persoonsgegevens en de overige gegevens die je aan ons verschaft zullen we alleen verwerken voor:

    Contact met jou over het inlenen van tijdelijke werknemers;Je nieuwsbrieven en andere Youbahn gerelateerde berichten aan te bieden.

Voor bestaande klanten en klanten waarmee wij in onderhandeling zijn baseren wij deze verwerking op het uitvoeren van een contract. Als wij uw gegevens opslaan in ons systeem, baseren wij ons op ons gerechtvaardigd belang om u als mogelijke klant te gaan verwelkomen.

Nieuwsbrieven en automatische berichtgeving

Om de verbondenheid met onze uitzendkrachten te behouden en te vergroten, zendt Youbahn nieuwsbrieven en andere automatische berichtgeving aan haar uitzendkrachten. Als je op enig moment geen nieuwsbrieven of andersoortige automatische berichtgeving wenst te ontvangen, kan je je op elk moment kosteloos uitschrijven via de link onderaan de mails.

Ook aan onze opdrachtgevers zenden wij automatische berichtgeving. Voor onze opdrachtgevers geldt ook dat indien je op enig moment geen nieuwsbrieven of andersoortige automatische berichtgeving wenst te ontvangen, jij jezelf op elk moment kosteloos kunt uitschrijven via link die is aangegeven onderaan de e-mail die je ontvangt.

Recht op inzage en correctie of verwijdering van je gegevens (recht op vergetelheid)

De persoonsgegevens die wij van jou verwerken zijn inzichtelijk in de app/webapp voor medewerkers. Je hebt het recht om informatie op te vragen over de persoonsgegevens die wij van je verwerken. Neem hiervoor contact met ons op via de contactpagina. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om je zelf adequaat te identificeren. Hierna kunnen wij je verzoeken bepaalde gegevens te verbeteren of aan te vullen.

Als je een beroep doet op je recht van vergetelheid (ookwel je “Right to be Forgotten”) zoals opgenomen in de AVG, dan zullen wij daar – indien gerechtvaardigd en toegestaan op grond van geldende wet –en regelgeving – gehoor aan geven door alle gegevens die wij over jou verwerken te wissen. Financiële gegevens, zoals je loonstrookjes, mogen wij echter van de Belastingdienst niet direct weggooien. Deze bewaren wij netjes en veilig 7 jaar.

Recht op overdraagbaarheid van je gegevens (recht van dataportabiliteit)

Als je een rechtmatig beroep doet op je recht van dataportabiliteit, zullen wij de persoonsgegevens die je aan ons aangeleverd hebt in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm (in de vorm van één of meerdere CSV-bestanden) aan je ter beschikking stellen of – als je dat verzoekt – overdragen aan een door jou aan te wijzen derde partij.

Verstrekken gegevens aan derden

Je gegevens worden buiten het kader van de Youbahn Dienstverlening of een wettelijke verplichting voor ons niet zonder je toestemming verstrekt aan derden, zo simpel is het.

Youbahn maakt hiervoor uitsluitend gebruik van betaalde online services van gerenommeerde en betrouwbare ICT dienstverleners in zowel Europa als de Verenigde Staten. De belangrijkste hiervan zijn E-matcher en Avast voor matching, CRM en uitbetaling, en Google voor marketing. De privacy statements die deze ICT-dienstverleners gebruiken, staan vermeld op hun websites en kunnen daar worden geraadpleegd. Met partijen die voor ons persoonsgegevens verwerken hebben wij een verwerkersovereenkomst.

Voor het volgen van e-learning modules en voor het volgen van trainingen worden je e-mail adres en naam doorgegeven aan de instelling die de module/training verzorgt. In het geval dat je een certificaat krijgt na afloop van een module/training, kan het zo zijn dat wij je geboortedatum en geboorteplaats moeten doorgeven aan de instelling die het certificaat afgeeft zodat deze gegevens op het certificaat kunnen worden vermeld.

Daarnaast zal Youbahn alleen je gegevens verstrekken aan derden als wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.

Links naar derden

De website Youbahn.nl en de Youbahn app bevatten links naar internetsites van derden. Door het klikken op deze links verlaat je de omgeving van Youbahn. Youbahn is niet verantwoordelijk voor deze websites en kan geen garanties geven voor een juiste verwerking van uw gegevens. Wij raden je aan om kennis te nemen van het privacy statement van de betreffende derde partij waarnaar je via de link wordt doorgeleid. Het plaatsen van een link op onze website kan niet worden opgevat als goedkeuring door Youbahn van de achterliggende informatie en eventuele daarbij behorende gegevensverwerking.

Social Media Platforms

De kans is groot dat je een account hebt op social media platforms zoals Facebook, LinkedIn en Instagram. Via deze platforms is het mogelijk om content te delen en Youbahn hierin te taggen, of te reageren op posts van Youbahn. Youbahn is echter niet verantwoordelijk voor de informatie die je via deze social media platforms deelt. Zij heeft ook geen invloed op hoe deze informatie door anderen wordt verzameld, opgeslagen en/of wordt gedeeld.

Cookies

Onze website maakt gebruik van de hieronder opgesomde cookies. Een cookie is een klein tekstbestandje dat een website op de harde schijf van je computer zet op het moment dat je de site bezoekt. De belangrijkste functie van cookies is om de ene gebruiker van de andere te onderscheiden. Als een bedrijf je kan herkennen met cookies kan het ervoor zorgen dat je ingelogd blijft terwijl je de site gebruikt, dat het bedrijf je gerichte advertenties kan leveren, of dat het bedrijf je voorkeuren kan bijhouden.

Essentiële cookies

Wij gebruiken bepaalde cookies die noodzakelijk zijn voor de werking van onze site. Doordat wij gebruik maken van deze cookies kunt u bijvoorbeeld optimaal gebruik maken van de functionaliteit van onze site. Voorbeelden hiervan zijn cookies voor het inloggen en gebruik van formulieren.

Cookies in de Youbahn app

Om onze app continue te verbeteren houden we anonieme gebruikersstatistieken bij. Deze zijn niet te herleiden naar een enkel persoon.

Tracking cookies: Google Analytics

Via deze website worden een of meerdere cookies geplaatst van Google, als deel van de Analytics-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken.

De informatie die Google verzamelt wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd en is ingesteld conform de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens.

    Youbahn heeft een verwerkersovereenkomst met Google gesloten;Het laatste octet van je IP-adres wordt gemaskeerd;De diverse opties voor 'gegevens delen' zijn uitgezet;Youbahn maakt geen gebruik van andere Google-diensten in combinatie met de Google Analytics-cookies.

De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google stelt zich te houden aan de Privacy Shield principles en is aangesloten bij het Privacy Shield-programma van het Amerikaanse Ministerie van Handel. Dit houdt in dat er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens.

Tracking cookie: Salesfeed

Op de aanmeldpagina voor bedrijven kunnen wij, met jouw toestemming, een tracking cookie plaatsen. Met deze tracking cookie kijkt onze leverancier Salesfeed in zijn database van IP-adressen om te bepalen of het IP-adres vanuit een bij Salesfeed bekende organisatie komt. Als dit het geval is, krijgen wij van Salesfeed door dat jouw bedrijf onze site heeft bezocht. Als jouw IP-adres niet in de database van Salesfeed staat, wordt deze direct verwijderd.[JK2]

Facebook Custom Audiences en Google Klantenmatch

Om je gericht relevante advertenties te tonen buiten het Youbahn platform maken wij graag gebruik van targeting via Facebook custom audiences en Google klantenmatch. Dit houdt in dat een versleutelde versie van je e-mailadres wordt vergeleken met de versleutelde e-mailadressen die bij Facebook en/of Google bekend zijn, waarna deze partijen advertenties bieden aan de profielen die aan de versleutelde e-mailadressen verbonden zijn. Omdat deze bedrijven aan profilering doen, hebben wij je expliciete toestemming nodig. Deze toestemming vragen wij tijdens je bezoek aan onze website. Zonder jouw toestemming doen wij niet aan targeting.

Functionaliteitscookies

Door middel van functionaliteitscookies worden jouw keuzes en voorkeuren op onze site onthouden. Dit helpt ons om je ervaring met onze site bij een volgend bezoek te verbeteren.

Prestatiecookies

Deze cookies verzamelen informatie over bezoekers van onze site. Youbahn krijgt zo een beter beeld hoe bezoekers van onze site de site gebruiken. Met deze informatie kunnen wij de prestatie en de opzet van onze site verbeteren.

Hoe kan je deze cookies beheren / deactiveren?

Wil je geen cookies ontvangen als je gebruik maakt van onze site, dan kun je jouw browserinstellingen op je computer en/of jouw telefoon/tablet aanpassen zodat je deze niet meer ontvangt. Je kunt jouw toestel ook zo instellen dat je steeds een melding krijgt wanneer een cookie wordt verzonden, zodat je vervolgens kunt beslissen om deze al dan niet te accepteren. Accepteer je de cookies van deze website niet of kies je ervoor om de cookiesfunctionaliteit uit te schakelen, dan kan het zo zijn dat je geen optimaal gebruik kan maken van deze site en de daarbij behorende toepassingen.

Contact en klachten

Heb je vragen over het door Youbahn gevoerde privacy- en cookie beleid of meen je dat bepaalde zaken niet afdoende in dit privacy statement zijn geregeld, dan kan je contact met ons opnemen via de contact pagina van onze website.

Indien je een vermoeden hebt van een datalek, verzoeken wij je vriendelijk om direct contact met ons op te nemen.

Ben je van mening dat Youbahn een inbreuk maakt op geldende privacy wetgeving of enig ander wettelijk voorschrift, dan vernemen wij dat graag en kan je eveneens contact met ons opnemen door gebruikmaking van onze contactpagina op deze website. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Als je onze Functionaris voor de Gegevensbescherming direct wilt benaderen, kan je een mail sturen naar dpo(at)youbahn.nl.

Disclaimer

Youbahn wijst alle aansprakelijkheid af voor iedere vorm van schade ontstaan door het gebruik van deze website/app of door de inhoud daarvan, dan wel door gebruik van andere websites die via hyperlinks aan deze website zijn gekoppeld.

Youbahn streeft ernaar alle documenten en bestanden die zij op deze website/app plaatst voorafgaand aan de plaatsing te controleren op virussen. Wij kunnen echter niet garanderen dat deze documenten en bestanden geen virussen bevatten. Youbahn aanvaardt dan ook geen enkele aansprakelijkheid voor (directe of indirecte) schade of verlies, zulks in de ruimste zin des woords, als gevolg van eventuele virussen. 

De informatie die op deze website/app wordt verstrekt, kan op elk moment zonder voorafgaande mededeling worden gewijzigd.

Het is Youbahn toegestaan om dit privacy statement waar nodig aan te passen. Indien je eventuele aanpassingen wilt volgen, raden wij je aan om deze pagina regelmatig te raadplegen.

Deze website maakt gebruik van cookies. We gebruiken cookies om content en advertenties te personaliseren, om functies voor social media te bieden en om ons websiteverkeer te analyseren. Ook delen we informatie over jouw gebruik van onze site met onze partners voor social media, adverteren en analyse. Deze partners kunnen deze gegevens combineren met andere informatie die jij aan ze heeft verstrekt of die ze hebben verzameld op basis van je gebruik van hun services. Je gaat akkoord met onze cookies als je onze website blijft gebruiken.

Cookies zijn kleine tekstbestanden die door websites kunnen worden gebruikt om gebruikerservaringen efficiënter te maken.

Volgens de wet mogen wij cookies op jouw apparaat opslaan als ze strikt noodzakelijk zijn voor het gebruik van de site. Voor alle andere soorten cookies hebben we je toestemming nodig.

Deze website maakt gebruik van verschillende soorten cookies. Sommige cookies worden geplaatst door diensten van derden die op onze pagina's worden weergegeven.

Via de cookieverklaring op onze website kan jij je toestemming op elk moment wijzigen of intrekken.

In ons privacybeleid vind je meer informatie over wie we zijn, hoe je contact met ons kunt opnemen en hoe we persoonlijke gegevens verwerken.

Uw toestemming geldt voor de volgende gebieden: youbahn.nl

[JK1]@Michiel afstemmen met Ronald of dit alles is wat door Sales verwerkt wordt

[JK2]@Michiel maken we hier nog gebruik van. Laatste keer dat ik